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Guida Excel, conoscere il programma

Software dedicato alla produzione ed alla gestione di fogli elettronici [ Guida Excel ]

Guida Excel. Hai appena comprato un nuovo PC con la suite Office già preinstallata e vuoi conoscere come usare Excel? Di seguito ti indicherò come imparare a utilizzarlo partendo dalle basi con questo articolo. Tutte le funzionalità di questo software di calcolo, come l’utilizzo dei fogli di calcolo, l’inserimento dei dati, la modifica e la copia di quest’ultimi e interagire con le celle e le formule.

Sarà una mini guida sebbene parleremo solo di una minima parte di tutte le funzionalità che il programma offre.

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INDICE DEI CONTENUTI PER ” GUIDA EXCEL “:
quando utilizzare i fogli di calcolo?
gestione dei fogli
Popolare le celle
il trascinamento
selezionare celle, righe, colonne, foglio intero
il formato celle

Guida Excel, il programma dedicato alla produzione ed alla gestione di fogli elettronici

Guida Excel, quando utilizzare i fogli di calcolo?

Il foglio di calcolo [ Guida Excel ]

Guida Excel. Excel è un software pratico e mirato per l’utilizzo delle tabelle, per fogli di lavoro con calcoli, per i grafici, insomma tutto il mondo che gravita attorno all’analisi dei dati.

Il cuore del programma sono le celle, che compongono i fogli di lavoro e l’anima sono le formule, che fanno danzare i dati in queste tabelle. Diamo un’occhiata, di seguito alle funzionalità del programma.

Microsoft Excel è un programma che consente di effettuare calcoli su numeri e dati, avvalendosi di tabelle (di righe e colonne) e grafici. È un programma molto impiegato sia in ambito lavorativo che a casa per la propria gestione della contabilità domestica.

Come anticipato, un file Excel è una griglia formata da righe e colonne che si intersecano, formando le celle.

Per identificare le righe e le colonne vengono usate i numeri, per le prime, e lettere per le seconde.

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Guida Excel. Righe e colonne.

Come gestire le righe e colonne. Guida Excel

La loro intersezione quindi forma le celle e ciascuna cella è individuata da coordinate uniche, formate appunto dall’unione della colonna e della riga che la creano.

come allargare colonna excel - Guida Excel

Le righe e le colonne di un foglio di calcolo sono modulabili e adattabili al contenuto. Per procedere a stringere o ad allargare una riga o una colonna, con il mouse, ci si posiziona tra due di esse e quando l’icona del mouse assume la forma di un crocicchio (vedi foto), mantenendo il mouse con il tasto sinistro premuto, si trascina per stringere o allargare.

I fogli di calcolo sono stati strutturati per poter elaborare una mole infinita di dati. Ne è la prova il numero di colonne e righe che ogni singolo foglio contiene. Per sapere da quante ne è formato ogni foglio basta utilizzare la combinazione CTRL+ freccia verso il basso, così da arrivare all’ultima riga presente nel foglio, e CTRL+ freccia verso destra per vedere l’ultima colonna.

Per inserire dati all’interno delle celle basta cliccarci con il mouse sopra e iniziare a scrivere. Poi, con invio, si conferma l’avvenuto inserimento. Per muoversi tra le celle puoi utilizzare le frecce direzionali della tastiera o clicca sulla successiva cella con il mouse.

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Guida Excel, gestione dei fogli

Spostare, copiare e rinominare i fogli [ Guida Excel ]

Guida Excel. Un file excel è composto da più fogli di calcoli, ognuno con la propria grigia di celle. Ogni foglio poi è composto inizialmente da 3 schede (puoi aggiungerne o toglierne) e sono identificati in basso a sinistra nello schermo e sono nominati come in foto.

Oltre al mouse, per spostarti tra le schede, puoi utilizzare la comoda e veloce scorciatoia da tastiera CTRL+PagSu e CTRL+PagGiù.

Per gestire la visuale del foglio, quindi lo zoom, basta premere il tasto CTRL sulla tastiera e usare, contemporaneamente, lo scroll del mouse (la rotellina). Ruotandola in alto si incrementa lo zoom, ruotandola verso il basso si riduce.

Guida Excel. I fogli di calcolo

Per una buona organizzazione, come buona norma generale, ogni foglio dovrebbe indicare già dal nome l’argomento di cui tratta. Per rinominare un foglio basta fare doppio click due sull’etichetta, effettuare la modifica e poi dare conferma premendo INVIO.

Per inserirne una nuova fai click sull’etichetta più piccola a seguito dei tre fogli di lavoro. Invece per riordinarli trascinate l’etichetta del foglio che si vuole muovere.

Le modalità per fare una copia del foglio di calcolo sono tante:

Primo metodo, il più rapido, è quello di muovere a destra o a sinistra l’etichetta del foglio da copiare mantenendo premuto il CTRL.

Secondo metodo, bisogna fare click con il destro del mouse sull’etichetta del foglio da copiare e selezionare la voce “Sposta o copia“. Nel menù che apparirà click su “Crea una copia” che trovi verso il basso. Puoi anche decidere dove posizionare il nuovo foglio tramite l’elenco sito sotto “Prima del foglio:”. Conferma con OK e il nuovo foglio verrà creato. Questa procedura è comoda sopratutto se si intende fare copia o spostare un foglio all’interno di un altro file, nuovo o esistente che sia.

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Guida Excel. Popolare le celle

Contenuto delle celle e barra della formula [ Guida Excel ]

celle inserimento testo 300x106 - Guida Excel

Guida Excel. Adoperare Excel vuol dire saper popolare le celle del file. Come anticipato qualche riga più su, individuiamo la cella da popolare, si scrive il dato, il testo, il numero, la data o la formula confermando con INVIO.

La cella nel mentre ci si sta scrivendo è chiamata ATTIVA ed è più marcata rispetto alle altre. Finché siamo nella fase di inserimento di un dato in una cella, il programma non censente alcune funzionalità dei menù.

Inoltre, quanto inserito (o in inserimento) nella cella, è replicato anche nella barra della formula che trovi al di sopra delle colonne.

Guida Excel. Popolamento della cella.

barra della formula 300x115 - Guida Excel

Si chiama barra della formula perché può capitare che, una cella visualizzi un contenuto diverso da quanto realmente inserito. Come appunto se nella cella si visualizza l’esito di una formula e nella barra della formula appunto la formula vera e propria.

In caso si voglia modificare quanto inserito in una cella basta fare un doppio click nella cella da modificare il contenuto o premere F2. Si procede a inserire/modificare il nuovo contenuto per poi confermare con INVIO.

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Guida Excel, il trascinamento

Copia e incolla con il trascinamento [ Guida Excel ]

Guida Excel. Una funzione particolarmente comoda è quella del trascinamento. Si procede posizionandosi nell’angolo in basso a destra della cella da cui bisogna partire con il trascinamento e quando l’icona del mouse diventa una crocetta nera, ci si sposta mantenendo premuto il tasto sinistro fino a termine trascinamento.

Quanto fatto equivarrà ad un copia e incolla del contenuto della cella iniziale. Ma dipende da cosa era inserito nella cella di partenza e la formattazione della stessa: in caso fosse popolata da testo, il contenuto sarà ripetuto identico su tutte le altre, se mese, giorno della settimana o data, verranno inseriti nelle celle interessate i valori successivi, se un singolo numero allora, come per il testo, sarà copiato identico.

Guida Excel. Il trascinamento.

E’ possibile sfruttare questa funzionalità anche per completare delle sequenze numeriche, proprio come per il caso dei mesi o giorni della settimana. Occhio però a dove posizionate il mouse prima di iniziare il trascinamento. Quest’ultimo funziona solo se il mouse diventa un crocicchio nero, altrimenti, se altrimenti ci si posiziona leggermente più su o giù, o più a destra o sinistra, il puntatore del mouse comparirà come una freccia a quattro punte che abilita tutta un’altra procedura, totalmente dissimile, ossia la movimentazione dell’intera cella in un’altra posizione.

Praticamente anziché copiare e incollare quanto contenente la cella, verrà spostata integralmente in una nuova posizione.

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Guida Excel, selezionare celle, righe, colonne, foglio intero

Selezioni contigue e non di dati [ Guida Excel ]

Guida Excel. La maggior parte dei comandi usati più di frequente (come la dimensione del carattere, gli allineamenti e tanto altro), sono racchiusi nella scheda Home sita nella barra multifunzione.

Invece, parlando di come formattare le celle, per impostare a più celle la stessa formattazione si può selezionare contemporaneamente le celle da formattare, ci si mette centralmente sulla prima cella da selezionare e, controllando che il cursore sia una croce bianca, ci si muove con il tasto sinistro mantenuto premuto.

Si possono anche selezionare intere colonne o righe facendo un solo click posizionandosi sulla rispettiva lettera (per le colonne) o sui rispettivi numeri (per le righe). È possibile selezionare più colonne insieme selezionando le rispettive lettere con il tasto sinistro. Idem sulle righe.

Excel permette di selezionare anche l’intero foglio di lavoro con un click. Basta fare click sul quadratino sito in alto a sinistra tra la colonna A e la riga 1.

Guida Excel. Selezione delle celle

E per selezionare celle non consecutive? Bisogna posizionarsi sulla prima cella che ci interessa selezionare, poi, mantenendo premuto CTRL si fa click sulle altre celle che ci interessano.

Con questa modalità del tasto CTRL si potrà effettuare la selezione contemporanea di più celle, anche non consecutive, di aree o intere colonne o righe.

Il tutto rimane molto comodo in caso di dover impostare una specifica formattazione solo a determinate celle. Oppure per le serie di dati destinate a grafici, o nell’interessare più celle per una formula.

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Guida Excel, il formato celle

Un formato per ogni funzionalità [ Guida Excel ]

Un comando usato continuamente e quindi uno tra i più importanti usati è quello legato al formato. Nella scheda Home, Numeri, c’è un elenco a discesa dove poter individuare diverse possibilità di visualizzazione per il contenuto delle celle.

Di default troverai impostato il formato “Generale” che permette di visualizzare una maggiore varietà di differenti contenuti.

Se invece si deve lavorare con dati di numeri si può optare per il formato “Numero” oppure “Valuta” e “Contabilità” che permettono di visualizzare il simbolo delle valute (tra loro differenti solo per la posizione della valuta vicino o meno al numero).

Altra modalità è il formato “Percentuale” che moltiplica il dato percento (impostazione da tenere da conto in caso di impiego di quella cella nelle formule).

Guida Excel. I formati delle celle

Se si sceglie di impostare un formato da abbinare ad una data, puoi valutare due formati disponibili, principalmente: “Data in cifre” e “Data estesa”.

Ciascun formato dispone di anteprima visionabile dall’elenco a discesa, dove poterne vedere tanti altri oltre quelli citati che puoi trovare sotto la voce altri formati.

Al click si apre una finestra “Formato celle”, da dove potremo gestire la maggior parte delle impostazioni relative alla formattazione. Pure quelle che non trovi nella citata barra multi funzione, ma trovi nelle schede “Allineamento”, “Carattere”, “Bordo”, “Riempimento” e “Protezione”.

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Riassumendo dopo aver letto “Guida Excel”

Tante altre funzionalità “Guida Excel”

Abbiamo visto una veloce infarinata sulle funzionalità di Excel. Ora potrai prendere confidenza con i fogli di calcolo del programma, come selezionare celle, righe e colonne, come utilizzare il riempimento automatico.